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Kommunikation per E-Mail ist zeitgemäß und hat den herkömmlichen Brief und das Fax in vielen Bereichen abgelöst. Unternehmen wie Privatpersonen können von erheblichen Vorteilen profitieren, Zeit sparen, Kosten senken und einiges mehr. Aber es sind auch einige Dinge zu beachten. Worauf Sie achten sollten und eine Beispielkonfiguration eines verbreiteten E-Mail Programms finden Sie hier.
  1. Allgemein - E-Mail für Dich?
  2. E-Mail Beispieleinrichtung mit Outlook® Express

 

E-Mail für dich?Allgemein - E-MAIL FÜR DICH?

Die Vorteile im Überblick

  1. Blitzschneller Informationsaustausch - Informationen und Daten sind weltweit innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger. Dadurch sind extrem kurze Reaktionszeiten, z. B. bei Nachfragen, möglich.
  2. Geringe Kosten - sie sind bei "normalen" E-Mails (entsprechen etwa 1-3 herkömmlichen DIN A4-Seiten) kaum messbar.
  3. An die E-Mail können beliebige andere Dateien "angehängt" werden ("Attachments"), dies entspricht den beigefügten Anlagen beim Briefverkehr. Dabei ist es egal, um welche Art von Dateien es sich handelt - Grafiken, Sounds - alles kein Problem.
  4. Die Verwaltung Ihres elektronischen Schriftverkehrs lässt sich viel angenehmer verwalten, mit dem lästigen Lochen, Klammern und Abheften ist, zumindest zum Teil, Schluss. Jede gängige E-Mail-Software (z. B: "Outlook® Express") stellt alle notwendigen Funktionen ähnlich dem Datei-Manager "Windows® Explorer" zur Verfügung.

 

Worauf Sie achten sollten

Eine E-Mail ist kein Brief, sondern eine Postkarte.

Damit ist eigentlich schon alles gesagt. Im Prinzip kann auf jedem Server, das sind die Computer, die die E-Mails vom Absender bis zum Empfänger weiterleiten, mitgelesen werden. Aber zu Paranoia besteht kein Anlass. Allein schon die Vielzahl der täglich weltweit versendeten E-Mails - schätzungsweise hunderte von Millionen - gewährleistet rein praktisch schon eine gewisse Anonymität.

Sicherheitsrelevante oder interne Informationen gehören nichts ins Netz!

Egal, was sie an anderer Stelle lesen, hören oder sehen: Es gibt keine hundertprozentige Sicherheit bei der elektronischen Datenübertragung. Zwar ist sind die Sicherheitsvorkehrungen heutzutage schon hoch entwickelt, aber wenn es gezielt darauf angelegt wird, kann jede Schutzmaßnahme umgangen werden. Generell gilt einfach: Betriebsinterne oder sehr persönliche Daten sollten Sie im Zweifelsfall lieber auf einem sichereren Wege übermitteln.

Da es den Datenschutz ja nicht erst seit Erfindung des Internets gibt, sollten Sie die gleichen Sicherheitsüberlegungen anstellen wie vorher auch. Die Kernfragen lauten einfach "Wer könnte an meine Daten wollen" und "Wie schütze ich mich dagegen?"

 Da Sie sich vermutlich nicht im Fadenkreuz von NSA, CIA oder FBI befinden und Ihre Konkurrenz nicht mit Richtantennen ums Gebäude schleicht, bieten folgende Methoden einen in den meisten Fällen ausreichenden Schutz:
  1. Verschlüsselungsprogramme wie z. B. GNU Privacy Guard bieten einen ausreichenden Schutz, wenn nicht gerade Geheimdienste oder andere Profis hinter Ihren Daten her sind. Das Prinzip: Absender und Empfänger vereinbaren einen Schlüssel, also einen Zahlen- und Buchstaben-Code. Die erhaltenen Dateien lassen sich nur öffnen, wenn der Empfänger den korrekten Code verwendet.
  2. Beachten Sie bitte auch die rudimentärsten Dinge, wie z. B. Ihre Mails auch an den richtigen Empfänger zu schicken. Viele ahnen gar nicht, was alles an Irrläufern bei bekannten und verbreiteten Namen wie z. B. Goldmann ankommt.
  3. Wenn Sie an Ihre E-Mails "Attachments" anhängen, beachten Sie folgende Besonderheit: Einige Programm-Versionen von "Word für Windows®" legen ein merkwürdiges Speicherverhalten an den Tag. Textpassagen, die Sie am Bildschirm löschen, werden nicht wirklich aus dem Dokument entfernt. Dies passiert z. B. dann, wenn Sie einen Brief an Firma A schreiben, diesen anschließend als Vorlage für einen Brief an Firma B verwenden und "nur" Adresse, Inhalt usw. austauschen (löschen oder überschreiben). Als Faustregel gilt: Eine DIN A4-Seite Text als "Word"-Dokument entspricht etwa 10 bis 15 Kilobyte. Sind es 20, 30 oder mehr, besteht die Wahrscheinlichkeit, dass augenscheinlich gelöschte Textpassagen noch im Dokument vorhanden sind. Diese können mit diversen Texteditoren gelesen werden, und Sie möchten doch sicher nicht, dass Ihre Konkurrenz auf diese Weise an Informationen aus Ihrem Betrieb gelangt? Abhilfe: Kopieren Sie Ihren gesamten Text in die Zwischenablage, öffnen Sie ein neues Dokument und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage komplett (z. B. mit Adressfeld, Betreffzeile...) ein. Dann haben Sie inhaltlich wirklich nur das im Dokument, was Sie auch sehen. Das alles können Sie aber viel besser dadurch vermeiden, indem Sie "sauber", d. h. mit Formatvorlagen, arbeiten. Dabei richten Sie sich für jede Art von Dokument einmalig ein Blanco-Exemplar ein, das aus Inhalten (die immer gleich bleiben, z. B. bei Briefen die Absenderangaben) und Platzhaltern (die sich ändern, z. B. Empfänger oder Betreffzeile) besteht.
Generell sollten Sie sich angewöhnen, vor dem Austausch von Dateien mit Ihrem Gegenüber zu vereinbaren, in welchem Format dies geschehen soll. Es gibt mittlerweile dermaßen viele Programme und Programmversionen, dass die Wahrscheinlichkeit recht hoch ist, dass die Dateien beim Empfänger nicht gelesen werden können. Dazu gibt es ja auch noch die "Windows®"-Welt und die "MacIntosh®"-Welt (neben einigen weiteren), was den Datenaustausch zusätzlich erschweren kann. Aber auch hier gibt es einfache Lösungen, so genannte "systemübergreifende Standards", die viele Computersysteme verstehen. Im Bereich Textverarbeitung empfiehlt sich das RTF-Format (Sie erreichen es im Untermenü von "Datei - Speichern"), bei Tabellenkalkulationsprogrammen oder Datenbanken hat sich der Export "Text mit Tabulatoren getrennt" bewährt. Hauptsache aber ist, Sie vereinbaren vor dem Datenversand das gemeinsam zu benutzende Format. Und das tun sie am einfachsten? Richtig - per E-Mail oder Telefon.
Vorsicht vor Viren!
Die meisten sogenannten Viren sind "nur" lästig, ihre Entfernung kostet aber oftmals einiges an Aufwand und Zeit. Aber es gibt natürlich auch die großen Kaliber, die einen Computer oder ein ganzes System in die Knie zwingen können. Dieses Thema habe ich auf der Seite "Viren & Co." etwas ausführlicher behandelt. Hier ein, zwei einfache Verhaltensregeln, die helfen können, viel Zeit und Ärger zu ersparen:
  1. Öffnen Sie keine Dateien ("Attachments") von Personen, die Sie nicht kennen.
  2. Wenn Sie bestimmte Dateien im Internet suchen, laden Sie diese am besten von Sites, die Sie kennen, oder die aufgrund von Seriosität und Bekanntheitsgrad vertrauenswürdig sein müssten.
Vorsicht SPAM!
Viel häufiger als Viren treten sogenannte SPAM-E-Mails auf. In diesen werden meist Ausdauerpillen, Gliedmaßenvergrößerungen, teure Uhren und sonstige Dinge des täglichen Bedarfs angepriesen, die man eigentlich gar nicht haben will ... Diese Mails verstopfen das Postfach und nerven. Die Versender leiden offensichtlich an einer Art Kommunikationsstörung und sind häufig in der Nähe krimineller Computernutzer zu finden. Schützen Sie sich vor SPAM:
  1. Überlegen Sie genau, wem Sie Ihre E-Mail Adresse geben und auf welcher Internetseite Sie diese hinterlassen.
  2. Sollten Sie selbst eine Internetseite betreiben, geben Sie Ihre Mailadresse nicht in Form von Text an.
Vorsicht PHISHING!
Als Phishing (fisching = ich angel mir meinen Lebensumterhalt) bezeichnet man Mails, die angeblich vom Betreiber eines Onlinedienstes kommen. Typischerweise sind dies Banken, Auktionshäuser etc., im Grunde alle, bei denen es um Konten geht, die einen Geldfluss veranlassen können. In diesen Mails werden Sie aufgefordert, Ihre Kontodaten zu ändern, zu bestätigen oder ähnliches und evtl. auch noch eine Transaktionsnummer anzugeben. Die Mail sieht zwar so aus, als sei sie von Ihrer Bank, in Wahrheit ist allerdings alles gefälscht und die angebliche Bankseite, auf der Sie Ihre Daten hinterlassen, gehört einem armen Menschen, der ganz viel Geld braucht und nicht arbeiten möchte. Tipps:
  1. Ihre Bank versendet in der Regel keine derartigen Mails, im Zweifel fragen Sie telefonisch nach.
  2. Grundsätzlich sollten Sie skeptisch sein, wenn Sie zur Änderung irgendwelcher Kontodaten per Mail aufgefordert werden.
  3. Wenn Sie trotzdem auf die enthaltenen Links klicken, sehen Sie sich den Domainnamen einmal genau an.

Bei großen Datenmengen Kosten im Auge behalten.

Beachten Sie, sich beim Versenden sehr großer Dateien (z. B. Bilder, Sounds) vorher über ggfs. anfallende Kosten zu informieren. Bei vielen Providern (= Internetanbindungs-Dienstleister) wird neben einer monatlichen Grundgebühr nach den versendeten Datenmengen abgerechnet. Und natürlich dauert die Verbindung entsprechend länger, was, solange noch keine "Flatrate" (= monatlicher Einheitspreis für Internet-Nutzung) verwendet wird, auch Kosten verursacht. Auch unter dem Aspekt Zeitersparnis ist die Verwendung von Komprimierungsprogrammen sehr zu empfehlen, da sie die Dauer der telefonischen Verbindung deutlich reduzieren. Beachten Sie dabei:
  1. Hat mein Gegenüber die entsprechende Software zur Dekomprimierung?
  2. Oder kann mein Programm ein sich selbst entpackendes Archiv erzeugen, das sich beim Empfänger durch einen Doppelklick selbständig dekomprimiert?
  3. Versenden Sie nicht unaufgefordert große Dateien, wie z. B. diese neckischen elektronischen Weihnachts- und Geburtstagsgrüße. Durch lange Übertragungszeiten oder andere Effekte (Virengefahr, der Computer wird langsamer, weil er zusätzliche Rechenoperationen durchführen muss) erreichen Sie beim Empfänger oftmals das Gegenteil der ursprünglich gemeinten guten Laune.
Und nun: viel Erfolg und Freude im Netz der Netze - dem Internet!

Thorsten Korsch (2000-03), erweitert Jens Berggren (2006-05)

 

E-Mail für dich?E-Mail Beispieleinrichtung mit Outlook Express

Im folgenden will ich Ihnen die Konfiguration eines E-Mail Programms zeigen. Im Beispiel wird das Programm Outlook® Express verwendet, welches wohl auf jedem Windows®-PC verfügbar ist.

Vorbedingung ist natürlich, dass Sie bereits über ein Konto bei einem Provider verfügen. Hier gibt es auch jede Menge kostenlose Dienste, die allerdings Werbung in die Mail einbinden.

Und hier geht es los:
  1. Starten Sie Outlook® Express über das Startmenü. Sollten Sie dieses Programm bisher noch nicht geöffnet haben, startet jetzt automatisch ein Assistent, der fast alle notwendigen Informationen abfragt.
  2. Zunächst werden Sie nach Ihrem Namen gefragt, dieser erscheint beim Empfänger der Mail als Absender (hier können Sie auch z. B. Familie Musterfamilie angeben), danach erfolgt die Angabe Ihrer E-Mail Adresse.
  3. Nachdem Sie auf Weiter geklickt haben, werden die Mailserver abgefragt. Im oberen Bereich können Sie die Art des Posteingangsservers festlegen. In der Regel ist dies ein POP3-Server, alternativ können Sie hier IMAP wählen, wenn Ihr Provider IMAP-Server zur Abholung betreibt. Beispiel für die Servernamen: "pop.posteingangsserver.com" und "smtp.postausgangsserver.com".
  4. Im nächsten Fenster sind die Kontodaten wie Kontonamen und das Passwort einzugeben, hier können Sie noch den Haken bei "Kennwort speichern" setzen, um nicht bei jedem Sende- und Empfangsvorgang nach dem Passwort gefragt zu werden.
  5. Jetzt noch ein- zweimal auf Weiter bzw. Fertigstellen klicken und das war's.
  6. Bei den meisten Internetprovidern müssen Sie jetzt allerdings noch einstellen, dass der versendende Mailserver eine Authentifizierung erfordert. Dies tun Sie unter Extras, Konten, hier auf den Reiter "E-Mail" und einen Doppelkick auf das neu angelegte Konto. Hier gehen Sie auf den Reiter "Server" und setzen einen Haken bei "Server erfordert Authentifizierung" im Abschnitt Postausgangsserver:

    E-Mail Einrichtung
  7. Eine weitere Option, die Sie setzen sollten, ist das E-Mail Format. Es kann zwar ganz schick sein, HTML-Mails zu versenden, bei vielen kommt diese aber nicht so an, wie Sie sie sehen / erstellen.

    Das E-Mail-Format setzen Sie unter Extras > Optionen > Senden. Hier sollten Sie "Nur-Text" wählen.
Das war's!
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